Politique de protection des données à caractère personnel
Préambule
Profondément attaché au respect des droits des personnes et de leur vie privée, le Groupe de protection sociale AUDIENS est engagé dans un processus visant à assurer le meilleur niveau de protection des données à caractère personnel collectées et traitées.
Le présent document a pour objet de vous informer sur :
- les catégories de données traitées, les finalités et les bases légales de ces traitements,
- les modalités d’utilisation de ces données ainsi que les durées pendant lesquelles elles sont conservées,
- les droits dont vous disposez.
Des informations complémentaires figurent, le cas échéant, dans les documents et formulaires qui recueillent des données à caractère personnel.
Définitions
Une donnée à caractère personnel est toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement, par exemple, le nom, le prénom, un identifiant, le numéro de Sécurité sociale, l’adresse postale, l’adresse mail, les garanties souscrites, les courriers, le salaire, la situation familiale,…
Un traitement de données à caractère personnel est toute opération effectuée sur des données à caractère personnel, telle que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la diffusion, le transfert ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.
Le Responsable du traitement est l’entité juridique qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement mis en œuvre.
Le Sous-traitant est l’entité juridique qui traite des données à caractère personnel pour le compte du Responsable du traitement.
Les Responsables de traitements (ci-après dénommés « AUDIENS »)
Selon les traitements mis en œuvre, l’une ou l’autre des entités suivantes est responsable de traitement :
ASSOCIATION DE MOYENS DU GROUPE AUDIENS
Association régie par la loi du 1er juillet 1901
Siège social : 74 rue Jean Bleuzen 92 170 Vanves
SIRET N° 448323758 00038
Alliance Professionnelle Retraite ARRCO—Section Culture et communication
Institution de retraite complémentaire autorisée à fonctionner par l’ARRCO sous le numéro CSN 201
Siège social : 7 rue du Regard 75006 Paris
Alliance Professionnelle Retraite AGIRC—Section Culture et communication
Institution de retraite complémentaire autorisée à fonctionner par l’AGIRC sous le numéro CSN 001
Siège social : 7 rue du Regard 75006 Paris
AUDIENS SANTE PREVOYANCE
Institution de prévoyance, régie par le code de la Sécurité sociale
Autorisée sous le numéro 983 par arrêté ministériel du 15 novembre 1991
Siège social : 74 rue Jean Bleuzen – 92170 Vanves
LES CONGES SPECTACLES
Caisse de congés payés agréée par l’Etat
Association régie par la loi du 1er juillet 1901
Siège social : 74 rue Jean Bleuzen 92170 Vanves
SIRET N° 775676083 00014
AUDIENS COURTAGE
Société par actions simplifiée au capital de 800 000 €
Immatriculée au RCS de Nanterre sous le n°519 024 822
Immatriculée au registre des Intermédiaires d’Assurance sous le numéro 10 054 653
Siège social : 74 rue Jean Bleuzen 92170 Vanves
Quelles données personnelles sont collectées et pour quelles finalités ?
Les Responsables de traitement cités ci-dessus collectent et utilisent des données personnelles pour différents traitements, selon des finalités et en fonction de bases légales distinctes telles que prévues par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) du 27 avril 2016 et la loi française du 6 janvier 1978, dite « Informatique et Libertés » en vigueur (ci-après la « Règlementation »).
Seules sont collectées les données strictement pertinentes et nécessaires à la finalité poursuivie par chaque entité, responsable de traitement.
De plus, les documents et formulaires qui recueillent des données à caractère personnel, que ce soit en ligne ou non, comprennent notamment les informations portant sur l’identité du responsable de traitement, les finalité(s) pour lesquelles les données sont demandées, l’existence, si c’est le cas, d’une prise de décision automatisée, les destinataires des données, le caractère obligatoire ou facultatif des données ainsi que les droits dont vous disposez à l’égard de vos données.
Finalités poursuivies
Les différentes entités citées ci-dessus sont susceptibles de collecter et d’utiliser des données à caractère personnel notamment aux fins et sur les bases légales suivantes :
| Finalités | Bases juridiques |
|---|---|
| 1) Gestion des opérations liées aux adhésions en retraite complémentaire et notamment l’enregistrement de l’adhésion, l’affiliation des salariés, le recouvrement des cotisations, l’évaluation des droits, la liquidation et le versement des allocations. | L’exécution des contrats ou des mesures précontractuelles. |
| 2) Passation des contrats de prévoyance et santé : Etude des besoins spécifiques du demandeur, aux fins de proposer un contrat adapté dans le cadre du respect de l’obligation de conseil incombant aux organismes assureurs. | L’exécution des contrats ou des mesures précontractuelles pour la conclusion des contrats de prévoyance et santé ; Obligation légale de conseil pesant sur le responsable du traitement pour l’étude des besoins spécifiques du demandeur. |
| 3) Exécution des contrats : toutes les opérations nécessaires à la mise en œuvre des garanties et au suivi des prestations y compris le contrôle médical. | L’exécution des contrats ou des mesures précontractuelles. |
| 4) Elaboration de statistiques et études actuarielles. | Intérêts légitimes du responsable du traitement d’élaborer les statistiques et les études actuarielles. |
| 5) Exercice des recours et gestion des réclamations et contentieux. | Intérêts légitimes du responsable du traitement liés à la gestion des contentieux et des réclamations. |
| 6) Détection et identification des contrats en déshérence. | Obligations légales en matière de déshérence pesant sur le responsable du traitement. |
| 7) Suivi de la relation client (enquêtes de satisfaction, etc.). | Intérêts légitimes du responsable du traitement de suivre la relation avec ses clients. |
| 8) Opérations techniques de mise à jour de fichiers clients et prospects (enrichissement, déduplication, etc.). | Obligations légales en matière de déshérence et de l’exactitude des données pesant sur le responsable du traitement. |
| 9) Elaboration de statistiques d’utilisation et de parcours utilisateurs sur les sites internet et applications mobiles. | Intérêts légitimes du responsable du traitement d’élaborer des statistiques d’utilisation et de parcours utilisateurs sur les sites internet et applications mobiles. |
| 10) Elaboration de statistiques relatives aux branches professionnelles. | Intérêts légitimes du responsable du traitement d’élaborer des statistiques relatives aux branches professionnelles. |
| 11) Gestion des opérations liées au service de paiement des congés payés bénéficiant aux personnels techniques et artistiques du spectacle employés de façon intermittente et notamment l’encaissement des cotisations, la déclaration des salariés, l’étude des droits à congés, le versement des sommes dues au titre des congés payés. | L’exécution des contrats ou des mesures précontractuelles ; Les obligations légales du responsable du traitement dans le domaine des congés payés bénéficiant aux personnels techniques et artistiques du spectacle employés de façon intermittente. |
| 12) Gestion des contrats de prévoyance et santé et notamment l’émission des documents pré contractuels, contractuels et comptables, l’encaissement des cotisations, la surveillance des risques et toute opération technique nécessaire. | L’exécution des contrats ou des mesures précontractuelles. |
| 13) Fourniture d’espaces et comptes personnels via internet. | Exécution des obligations contractuelles du responsable du traitement relatives à la fourniture d’espaces et comptes personnels via internet. |
| 14) Gestion de l’action sociale. | Obligations légales en matière de l’action sociale pesant sur le responsable du traitement. |
| 15) Lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme. | Obligations légales en matière de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme pesant sur le responsable du traitement. |
| 16) Lutte contre la fraude. | Obligations légales en matière de la lutte contre la fraude pesant sur le responsable du traitement. |
| 17) Opérations de prospection y compris avec profilage et de communication (newsletters) au travers différents canaux (email, sms, appel téléphonique, réseaux sociaux, courrier postal, etc.). | Intérêts légitimes du responsable du traitement à promouvoir ses services et à vous proposer des offres et actualités ; Votre consentement à recevoir des offres et actualités des partenaires du responsable du traitement, et du responsable du traitement quand votre consentement est requis. |
| 18) Elaboration de statistiques commerciales. | Intérêts légitimes du responsable du traitement d’élaborer des statistiques commerciales. |
| 19) Organisation de jeux concours. | Intérêts légitimes du responsable du traitement de promouvoir ses services en organisant des jeux concours. |
| 20) Gestion des inscriptions à des évènements (séminaires, colloques, ateliers, etc.). | Exécution des obligations contractuelles relatives à l’organisation des évènements par le responsable du traitement. |
Certains traitements peuvent nécessiter votre consentement. Dans ce cas, celui-ci vous sera demandé, notamment au travers des documents collecnat des données personnelles. Ce consentement peut être retiré à tout moment.
Les catégories de données collectées
Les données sont adéquates, pertinentes et limitées au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées.
Les catégories de données suivantes sont notamment susceptibles d’être collectées et utilisées par les différents Responsables de traitement dans le strict respect de leurs activités respectives et pour les finalités énoncées ci-dessus :
- Informations personnelles (nom, prénom, âge ou date de naissance, état civil, etc.)
- Données de contact (email, adresse postale, numéros de téléphone …)
- Données d’identification (identifiant interne, matricule, codifications, etc.)
- Numéro de sécurité sociale (NIR) dans les cas autorisés par la réglementation seulement
- Données relatives à la situation professionnelle (catégorie socioprofessionnelle, domaine d’activité, profession, employeur…)
- Données relatives à la situation de famille (statut marital, nombre d’enfants, etc.)
- Données de bénéficiaires (nom, prénom, âge ou date de naissance, état civil, adresse, etc.)
- Données économiques et financières (salaire, ressources, prestations versées, cotisations, charges, etc.)
- Données nécessaires au versement des prestations (nature du sinistre, catégorie d’invalidité, taux d’incapacité, durée d’arrêt de travail, montant des prestations, type de soins, taux de remboursement, garanties contractées, dépenses de santé, remboursements effectués, réclamations, courriers, …)
- Données nécessaires au versement des allocations de retraite complémentaire (points, carrière,…)
- Données de santé dans le cadre de la gestion de l’action sociale, du contrôle médical et de la gestion des contentieux,
- Autres données particulières : infractions, condamnations pénales ou mesures de sûreté dans le cadre notamment de la lutte contre la fraude, la gestion de contentieux, la lutte contre le financement du terrorisme et le blanchiment de capitaux, …)
- Données de transactions financières (RIB, informations bancaires, etc.)
- Données de connexion et de traçabilité : par exemple le suivi des pages consultées,
- Données de suivi de la relation client.
Qui sont les destinataires de vos données personnelles ?
Seules les personnes légitimement habilitées à traiter vos données peuvent en être destinataires, qu’il s’agisse des salariés de l’entité responsable du traitement, dans le cadre de leurs fonctions, de sous-traitants, d’auxiliaires de justice, d’avocats, d’une autorité de contrôle du responsable de traitements, de réassureurs et plus généralement de toute personne autorisée par la loi.
Lorsque la Réglementation l’exige, votre consentement est nécessairement recueilli.
En tout état de cause, les destinataires n’accèdent à vos données que pour les finalités énumérées ci-avant qui sont établies lors de la collecte et dans les limites fixées par la Réglementation. Les sous-traitants ne traitent les données que sur instructions du Responsable de traitement.
Vous êtes en outre informés, lorsque vos données sont collectées par le biais de formulaires notamment, de la finalité de la collecte ainsi que des destinataires des données.
Certains sous-traitants peuvent être situés en dehors de l’Union européenne. Si dans ce cadre, vos données personnelles devaient être transférées hors de l’Union européenne, vous en seriez informés. Dans de tels cas, afin d’assurer à vos données personnelles un niveau de protection et de sécurité suffisant, le responsable du traitement prévoit des garanties appropriées telles que prévues par la Réglementation (par exemple, par des clauses contractuelles types de la Commission européenne) et ne recourt qu’à des sous-traitants apportant des garanties suffisantes en matière de protection des données à caractère personnel.
Pendant combien de temps vos données personnelles sont-elles conservées ?
Les données personnelles ne peuvent être conservées que pour une durée limitée, strictement nécessaire aux finalités d’utilisation pour lesquelles elles ont été recueillies, et conformément à la Réglementation. Cette durée varie en fonction de plusieurs éléments : la finalité pour laquelle les données sont utilisées, les obligations imposées par la Réglementation et les lois applicables au responsable de traitement, ainsi que les délais de prescription applicables.
Le responsable du traitement de vos données personnelles s’engage à les anonymiser ou à les supprimer dès que la finalité et/ou la durée de leur conservation utile ou légalement requise expirent.
Néanmoins, les données personnelles pourront être archivées au-delà des durées prévues pour les besoins de la recherche, la constatation, et de la poursuite des infractions pénales dans le seul but de permettre, en tant que besoins, la mise à disposition de ces données personnelles à l’autorité judiciaire, ou encore pour d’autres obligations de conservation, notamment à des fins comptables ou fiscales. L’archivage implique que ces données personnelles feront l’objet de restrictions d’accès supplémentaires aux seules personnes habilitées pour les finalités justifiant un tel archivage.
Les durées de conservation maximales définies dans le tableau ci-dessous s’appliquent, sauf si vous demandez l’effacement ou la cessation du traitement de vos données personnelles avant l’expiration de ces durées, dans les conditions prévues par la Réglementation.
| Catégorie | Durée de conservation |
|---|---|
| Mesure d’audience et personnalisation des sites internet du responsable du traitement, gestion des cookies et autres traceurs | 13 mois à compter du dépôt du cookie ou autre traceur |
| Les informations relatives aux contrats ou services souscrits | Pendant toute la durée du contrat et 5 ans à compter de sa fin |
| Les données personnelles traitées dans le cadre de sollicitations et opérations promotionnelles, envoi d’offres et d’actualités | 3 ans à compter de la fin de notre relation avec vous ou à compter de la dernière interaction initiée par vous |
| Les données personnelles relatives à la gestion des demandes d’exercice des droits et questions sur les données personnelles | 3 ans à compter de la dernière interaction initiée par vous |
Quels sont vos droits sur les données vous concernant ?
Vous disposez , sur les données vous concernant et à condition de justifier de votre identité, de droits d’accès, de rectification et d’effacement des données, d’opposition et de limitation du traitement, ainsi que du droit à la portabilité de vos données, dans les conditions et limites prévues par la Réglementation.Ainsi, vous avez le droit de demander au responsable de traitement :
- quelles informations il détient sur vous et comment elles sont utilisées (accès),
- la modification de vos données personnelles afin de les mettre à jour (rectification),
- d’effacer vos données en particulier lorsqu’elles ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées (effacement),
- de limiter l’utilisation des données dans les cas expressément prévus par la réglementation (limitation),
- de récupérer dans un format structuré et standard, les données que vous lui avez fournies dans les cas expressément prévus par la réglementation (portabilité),
- de ne plus utiliser vos données en particulier pour faire de la prospection commerciale, y compris avec profilage dans les cas expressément prévus par la réglementation (opposition).
Vous avez également le droit :
- dans les cas où votre consentement a été recueilli, de le retirer à tout moment,
- de faire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr),
- de donner des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données après votre décès.
Le cas échéant, le responsable du traitement vous informera des motifs pour lesquels les droits que vous exercez ne sauraient pas être satisfaits en tout ou en partie.
Ces droits peuvent être exercés auprès du Délégué à la protection des données :
> par courrier courrier électronique ;
> par courrier postal adressé à DPO – Groupe Audiens, 74 rue Jean Bleuzen, 92170 VANVES.
Toutefois, concernant la rectification de vos données, si vous disposez d’un espace sécurisé nous vous recommandons d’effectuer vos modifications par ce biais.
Réseaux sociaux
AUDIENS est également présent sur certains réseaux sociaux. Dans ce cadre AUDIENS collecte les données de contact que vous pouvez lui communiquer sur ses pages afin de répondre à vos demandes, dans le respect des règles énoncées dans la présente politique de confidentialité.
Toutefois, les réseaux sociaux ont leur propre politique de protection des données dont AUDIENS n’est pas responsable. Vous êtes donc invités à la consulter, lorsque vous vous rendez sur ces réseaux. En accédant aux services d’AUDIENS via un site de réseau social, vous autorisez AUDIENS à collecter, stocker et utiliser toutes les informations que vous avez autorisé le site de réseau social à fournir à AUDIENS.